Содержание претензионного письма
На сегодняшний день многие организации и физические лица не выполняют свои финансовые обязательства вовремя: у одних просто нет желания, другие — реально не имеют возможности.
Да, взыскание задолженности в суде и запуск процесса исполнительного производства может оказаться довольно эффективным методом возврата долга. Но, чаще всего, урегулировать споры с дебиторами можно менее затратно.
Если претензионное письмо составлено высококвалифицированным юристом, а приведённые в тексте аргументы достаточно веские, то претензия поможет решить вопрос с дебитором гораздо быстрее, чем длительный судебный процесс.
Какие же данные должны быть указаны в тексте претензионного письма о долге?
Текст письма-претензии должен содержать следующие данные:
- наименование организации кредитора (либо ФИО физического лица, если это ИП), являющегося отправителем претензии;
- юридический и фактический адрес (если они не совпадают) и телефон человека, составляющего данное письмо;
- указать суть нарушения, обстоятельства возникновения и время, когда оно случилось;
- в тексте должны присутствовать ссылки на нормативно-правовые акты, нарушение которых допустил контрагент;
- требования, указанные в претензии, должны быть сформулированы конкретно; также следует обозначить сроки, в которые указанные требования подлежат удовлетворению;
- обязательно следует уведомить контрагента о неблагоприятных последствиях, наступление которых может произойти, если указанные требования будут проигнорированы;
- в претензии должны присутствовать дата составления, подпись с расшифровкой (руководителя либо исполнителя, например, начальника юридического отдела) и печать предприятия, если она имеется.
Установленной формы написания претензионного письма нет, но при написании следует соблюдать официально-деловой стиль и не забывать про этичность содержания. Письмо-претензия может быть как напечатано на компьютере, так и быть написанным от руки, в этом случае также нет установленных правил.
Стиль изложения требований должен быть максимально чётко выражен и понятен получателю претензии. Недопустимо использование в тексте слов из жаргона, выражений просторечного характера, неоднозначных оборотов.
При составлении претензионного письма рекомендуется придерживаться следующих правил:
- контрагент должен полностью понимать текст;
- должны быть указаны реквизиты обеих сторон, адреса и контактные телефоны;
- согласно деловому этикету, ответ должен быть получен в 10-дневный срок;
- требование, в котором указано, что имеющаяся задолженность по договору подлежит возврату, должно быть обозначено максимально чётко, двусмысленные формулировки — отсутствовать.
Очевидно, что отправить претензию подобного содержания гораздо проще, чем составить исковое заявление о взыскании дебиторской задолженности в суд. Но и при составлении письма-претензии стоит помнить, что это — документ делового характера, помогающий решить финансовый вопрос с минимальными затратами, поэтому нельзя допускать свободные формулировки и стиль при его написании.
Письмо, уведомляющее о наличии долговых обязательств, может быть направлено в разные учреждения по ряду вопросов, поэтому при её составлении следует придерживаться определённых нюансов, соблюдаемых обеими сторонами конфликтной ситуации.
В письме-претензии должны быть: основная сумма долга, проценты и пени (если имеются); дата, до которой нужно погасить задолженность; информация о возможных последствиях, если дебитор не решит вопрос, касающийся своих обязательств.
Чтобы у дебитора не возникло никаких вопросов, касающихся предъявляемых к нему требований, к претензии нужно приложить расчёт платежей, которые наглядно отображают сумму задолженности.
Если контрагент соблюдает приличия, принятые среди деловых людей, то ответ на претензию обязательно будет отправлен. Если ответное письмо не было отправлено, то это своего рода знак, сигнализирующий о том, что нужно принимать более серьёзные меры.
Если ответное письмо направляется в адрес кредитора, то в нём указывается дата, когда поступила претензия. В тексте письма указывается причина, по которой произошла задержка, касающаяся оплаты. В независимости от того, соглашается дебитор с требованиями, имеющимися в письме-претензии, или нет, обозначить свою позицию в ответе он должен.
